Allotment, Tour Operator e Hotel in Overbooking

Capita spesso che un cliente entri in una nuova agenzia semplicemente perché non ha trovato posto presso la sua agenzia di fiducia per la vacanza nella la struttura “Tal dei Tali” e non sa a che santo votarsi.

Miracolosamente la nuova agenzia riesce a trovare dei posti, che alla agenzia di fiducia del cliente erano evidentemente “sfuggiti”, preferendo proporre “Altro”.

A questo punti alcuni clienti si sentono più che giustificati a dubitare della onestà della nuova agenzia,  tanto più che non la conoscono.

Se la prenotazione va a buon fine, resteranno comunque col dubbio che ci sia una fregatura sotto, perlomeno fin quando non torneranno da casa dopo aver passato una splendida vacanza laddove volevano.

Se invece per malaugurate coincidenze, la prenotazione con la nuova agenzia non va a buon fine, ecco che il dubbio diventa certezza: “Ci hai provato! “, “Sì, lo sospettavo visto che la mia agenzia mi aveva assicurato non esserci posto” e bla bla bla.

Allora sveliamo il segreto alla base di una prenotazione con tour operator.

Vi è mai capitato di chiedere alla vostra agenzia se l’hotel in questione, che magari si trova in USA, abbia una camera libera per la data settimana di vacanza?

Vi è mai capitato che vi abbiano subito dato la risposta,  SENZA aver fatto alcuna telefonata negli stati Uniti o avendo telefonato al più ad un tour operator che si trova in Italia?

Vi siete mai chiesti come  è possibile che ciò accada?

Mettiamo che l’hotel “Tal dei Tali” abbia 100 camere in totale e mettiamo che abbia degli accordi commerciali con alcuni tour operator , che chiameremo A, B, C,…

A inizio stagione (a dire il vero anche prima) l’hotel decide di dare la disponibilità di alcune sue camere a questi tour operator, in modo che essi possano raccogliere le prenotazioni SENZA appunto dover telefonare ogni santo giorno e ora all’hotel.

Queste disponibilità si chiamano Allotment e rappresentano camere prenotabili tramite un tour operator, anziché direttamente.

Gli allotment vengono distribuiti tra i tour operator A, B, C, etc, in modo numerico: ad es. A può averne 5, B 1, C, 3, D 5 e così via.

Di conseguenza, delle 100 camere iniziali, alcune saranno prenotabili tramite i var tour operator che hanno l’hotel “Tal dei Tali” in catalogo e le restanti saranno prenotabili direttamente chiamando l’hotel

Gli allotment hanno una durata limitata nel tempo, che viene definita negli accordi commerciali di cui sopra e che determina il momento in cui essi verranno restituiti al mittente, cioè all’hotel.

Ecco un esempio pratico:

delle 100 camere dell’hotel “Tal dei tali”, esso decide che 20 vengono distribuite tra 4 tour operator: A, B, C, D a gruppi di 5 allotment a tour operator.

Il tour operator A si è accordato per restituire le camere 30 gg prima della data di inizio soggiorno, mentre i tour operator B e D si sono accordati per restituire le camere 21 gg prima della data di inizio soggiorno, mentre ad es. il tour operator C, che ha un trattanento migliore, è riuscito ad accordarsi per restituire le camere 15 gg prima della data inizio soggiorno.

La restituzione delle camere  a momenti precisi non è altro che la restituzione delle camere invendute dai tour operator, e che vengono restituite all’hotel per consentirgli di smistarle a suoi clienti diretti evitando di restare con camere libere (cosa che detestano soprattutto in alta stagione)

Cosa succede allora?

La agenzia di fiducia del cliente, quella che non aveva trovato posto press l’hotel “Tal dei tali” evidentemente aveva controllato la disponibiltà solo tramite i tour operator A, B, D (i quali o sono riusciti a vendere le camere per tempo oppure hanno già restituito l’invenduto), ma non aveva pensato a controllare presso il tour operator C, che invece non ha ancora restituito l’invenduto o non ha ancora esaurito i suoi allottment.

Qualora un tour operator riuscisse a vendere tutti i suoi allottment, può far richiesta all’hotel di averne altri, secondo cosa comprende l’accordo commerciale e le esigenze dei clienti. Ma se l’hotel non ha più sue camere dirette ciò è impossibile: così sarà impossibile prenotare presso A, B, D.

Non è detto che sia impossibile prenotare presso C: infatti lui aveva l’accordo commerciale che prevedeva di potersi tenere le camere più a lungo rispetto agli altri tour operator, quindi è più probabile che abbia ancora posto. Basta chiederlo!!!

La nuova agenzia quindi non mentiva quando ha detto di aver trovato posto presso C, semplicemente perché per C non è ancora arrivato il momento di restituire le camere all’hotel e non ha ancora venduto tutti i suoi allotment.

Non scendo in altri dettagli per non complicarvi la vita, ma, a grandi linee, il fatto che A, B, D, abbiano esaurito gli allottment NON implica che anche C si trovi nella stessa situazione.  Conviene quindi procedere.

A questo punto infatti, decidendo di prenotare con C si possono avere due risultati

 – Va tutto bene: conclusione, si parte e si gusta la vacanza

 – Durante la prenotazione qualcosa va storto: cosa è successo? Avviata la prenotazione con la nuova agenzia presso il tour operator C, arriva una laconica comunicazione di overbooking. 

 Sì! Overbooking!

Capita anche con gli hotel, mica solo coi voli. Avviene quando considerano disponibili più camere  di quelle che hanno. Coi voli le compagnie aeree lo fanno apposta perché sanno che all’imbarco molti non si presenteranno. Con gli hotel invece può anche capitare che abbiano semplicemente fatto male i conti: può essere stato l’hotel, può essere stato il tour operator, e così hanno considerato prenotabili più camere di quelle effettivamente libere.

L’overbooking è un difetto di prenotazione del tour operatore e dell’hotel, e quindi il turista è tutelato. In caso di overbooking esso viene avvisato e può richiedere il rimborso di quanto pagato per la vacanza, oppure, se il determinato hotel non è fondamentale per la fruizione della vacanza, può valutare qualche alternativa. In tutti i casi, un overbooking delle strutture NON obbliga a partire, né a ripiegare altrove, si può benissimo recedere senza problemi e senza pagare alcuna penale.

Un overbooking di Hotel viene spesso scoperto prima di partire o alla prenotazione. Questa è la sorte migliore e se il tour operator/agenzia ve lo comunica prima di partire allora siete davvero stati trattati bene.

Domanda: Ma come mai la mia agenzia su strada non mi ha detto dei posti presso il tour operator C?

Semplice: o non sapeva che esistesse anche C, o avete trovato una banconista che si scocciava di chiedere; alcuni, per evitare di fare troppe telefonate, si fermano alla prima risposta negativa provando a proporre una cosa che conviene più a loro, e che probabilmente accetterete in quanto l’ha proposta la vostra agenzia di fiducia.

Perciò se una agenzia vi dice di aver trovato i posti che cercavate quando tutti gli altri vi avevano detto picche….ricordatevi che è giusto dubitare ma anche della storia degli allotment e dei tour operator…..